Muchas veces me he preguntado como es posible que en las empresas hagamos tantas y tantas reuniones.... y que para "casi todos los participantes" resulten ser reuniones "bastante ineficientes"... Que típicas las quejas y comentarios como:

 ** ¿Para esto nos reunimos?... Pero si no hemos decidido nada... ¿Te has enterado de algo?... ¿Sabrías decir si te corresponde hacer algo despues de la reunión?¿Te ha quedado claro quien tiene que hacer que? A mi al menos no... etc etc

Al menos en mi entorno laboral y en el de mis compañeros y amigos, independientemente de la empresa en la que ejercen, todos coincidimos y estamos de acuerdo en que nuestras respectivas empresas padecen reunionitis aguda y crónica.

 Ahora, sabiendo que esto es así, la siguiente reflexión podría tratar sobre que es lo que las empresas hacen al respecto. 

Hoy en día, con las posibilidades de comunicación y acceso a información de las que disponemos gracias a internet, podemos encontrar todo tipo de tutoriales y muchísima bibliografía al respecto. 

Como añadido, y desde mi humilde opinión, he de decir que he recibido varios cursos de diferentes consultoras, una formación específica dentro del MBA que tuve la suerte de cursar hace tres años, y he leido por mi propia cuenta y riesgo un par de libros dedicados al tema de "reuniones eficientes o ineficientes", como se quiera definirlo... 

Y el objetivo de este artículo es el de trasladar a los lectores, de forma resumida y clara, mis conclusiones al respecto. Lo he hecho a través de un documento word de cuatro páginas titulado "reuniones eficientes", que podéis descargar desde el menu "Inicio/descargas/Gestion del tiempo-Eficacia y eficiencia".

Como digo, he intentado resumir todo lo que he aprendido de las fuentes comentadas, y he incluido mis propias conclusiones fruto de mi propia experiencia después de incontables reuniones durante muchos años, en las cuales he intentado aplicar de forma consciente y premeditada las diferentes fórmulas, "trucos" etc que me sugerían los consultores, los exponenentes del MBA, los autores de los libros que he leido al respecto... y en este punto me gustaria reseñar, QUE AUN SIENDO UN TEMA MUY DIFICIL EL HECHO DE REALIZAR REUNIONES EFICIENTES, NO LO ES TANTO DEBIDO A LA COMPLEJIDAD DE COMO HACERLO, SINO QUE LO ES POR COMO SOMOS LAS PERSONAS, Y NUESTRA RESISTENCIA NATURAL AL CAMBIO JUNTO CON LO DIFICIL QUE RESULTA CAMBIAR DE HABITOS.

ESA ES MI CONCLUSION.

Y me explico:

Realmente la metodología de una reunión cualquiera es bastante sencilla. Es decir, se trata un tema determinado, con un guión determinado, se intentan acordar acciones acordes al objetivo perseguido y... hasta la siguiente reunión.

Hay detalles importantes de cultura (como diría yo), como pueden ser la puntualidad o avisar a la telefonista con la lista de convocados y el horario para que no se pasen llamadas a los participantes y asi evitar interrupciones.

No quiero extenderme en los ejemplos, ya que podeis encontrar información especifica y con ejemplos gráficos en el documento mencionado y también disponéis de un audio-tutorial que se titula "SI ES POSIBLE hacer reuniones eficientes" que podéis descargar de la página web www.ivoox.com ".

http://www.ivoox.com/si-es-posible-hacer-reuniones-eficientes-audios-mp3_rf_104096_1.html

Lo que si quisiera hacer, es redactar en dos líneas las claves para conseguir que las reuniones sean eficientes:

1- TIENE QUE HABER UNAS REGLAS DE JUEGO O NORMAS RELACIONADAS CON LAS REUNIONES, ACORDADAS POR TODOS Y ACEPTADAS POR TODOS.

2- TAMBIEN SE DEBE ACORDAR QUE HACER CUANDO SE INCUMPLA ALGUNA DE ESAS NORMAS, Y NO DEBE HABER NINGUNA EXCEPCION. SOBRETODO, NO DEBE HABER EXCEPCIONES PARA LOS ALTOS CARGOS.

3- EL GERENTE Y EL CJO DE DIRECCION DEBEN APOYAR EL PROYECTO, Y DAR PERMANENTEMENTE EJEMPLO EN TODAS AQUELLAS REUNIONES EN LAS QUE PARTICIPEN. 

4- ASIMISMO, DEBEN EXIGIR QUE TODOS LOS DEMAS EMPLEADOS CUMPLAN LAS NORMAS ACORDADAS RELACIONADAS CON LAS REUNIONES.

5- POR ULTIMO, Y EL MAS IMPORTANTE DE TODOS: RECORDAR QUE ES UN CAMBIO DE CULTURA Y HAY QUE GENERAR UNOS HABITOS DE EFICIENCIA EN LAS REUNIONES. Y NO HAY NINGUNA "BARITA MAGICA Y SOLUCION RAPIDA". HACE FALTA DISCIPLINA, Y SOBRETODO PACIENCIA Y PERSEVERANCIA. 

Si se dan estos puntos, estoy plenamente convencido de que en un plazo relativamente corto (y con ello me refiero a varios meses), se ganaría muchísimo en eficiencia en las reuniones. Y con ello, no solo reducimos uno de los mayores despilfarros que puede haber en una empresa, sino que los efectos colaterales de que todos las reuniones se acaben a tiempo, que se preparen con antelación y por tanto se trabajen las ideas con antelación, que realmente se tomen decisiones que se respeten etc etc... INCIDEN DE FORMA IMPACTANTE EN LA SATISFACCION DEL CLIENTE FINAL... que es de lo que vivimos todos.

Animo y suerte para los que lo querais intentar.